会議室やレンタルスペース、公共施設などを運営する際、予約受付や空き状況の管理、利用者情報の管理に多くの手間がかかるケースがあります。

特に、電話やメールで予約を受け付けている場合、予約日時の重複や管理担当者の負担増加、利用状況の把握が難しくなるといった課題が発生しやすくなります。

施設予約管理システムを導入することで、オンライン予約受付や予約状況の一元管理、利用者情報の管理、決済対応などを効率化できます。会議室・設備予約から、レンタルスペース、スポーツ施設、公共施設まで幅広い施設運営で活用されています。

本記事では、施設予約管理システムのおすすめサービスを比較しながら、搭載されている主な機能や選び方、料金相場について詳しく解説します。自社の施設運営に適した予約管理システム選びの参考にしてください。

会議室・施設・設備の予約管理システム7選【比較早見表】

施設予約管理システムは、貸し会議室・公共施設・レンタルスペースなど、管理する施設や運営方法によって適したサービスが異なります。

複雑な予約・契約まで管理したい、無人運営を実現したい、低コストで予約受付を始めたいなど、自社が解決したい課題から候補を絞り込むのがおすすめです。

まずは、各サービスがどのような施設・運営方法に向いているのかを比較してみましょう。

施設予約管理システムとは？

施設予約管理システムとは、会議室やレンタルスペース、スポーツ施設、公共施設などの予約受付や利用状況を効率的に管理するためのシステムです。

従来、電話やメール、Excelなどで行っていた予約管理をオンライン化することで、予約受付から空き状況の確認、利用者情報の管理、決済までを一元化できます。

施設運営者はリアルタイムで予約状況を把握できるため、予約の重複や管理漏れを防止し、運営にかかる業務負担を軽減できます。

また、利用者側もWeb上から空き時間を確認して予約できるため、営業時間外でも申し込みが可能になり、利便性の向上につながります。

顧客管理機能や決済機能を搭載したシステムを選べば、予約情報と利用履歴を紐づけた管理や、予約時の事前決済にも対応でき、施設運営の効率化に役立ちます。

施設予約管理システムの主な機能

施設予約管理システムには、オンラインでの予約受付だけでなく、空き状況の管理や利用者管理、決済、設備・備品管理など、施設運営を効率化するさまざまな機能があります。

予約受付から利用当日の入退室、利用後のデータ分析まで一元化できるシステムを選ぶことで、管理者の業務負担軽減や施設の稼働率向上につなげられます。

主な機能とできることは、以下の通りです。

搭載されている機能や対応範囲はシステムによって異なります。例えば、貸し会議室やレンタルスペースでは設備・備品管理やオンライン決済、無人施設ではスマートロック連携があると便利です。

また、公共施設では、一般的な予約機能に加えて、抽選予約や予約申請・承認、利用料金の減免など、施設独自の運用に対応する機能が必要になる場合があります。

すべての機能が搭載されたシステムを選ぶのではなく、自社で現在負担になっている業務や、システム化したい範囲を整理したうえで必要な機能を選定することが重要です。

施設予約管理システムを選ぶ際の5つのポイント

施設予約管理システムを選ぶ際は、単に予約受付ができるかだけでなく、自社の施設運営における課題を解決できる機能が備わっているかを確認することが重要です。

予約の重複防止、管理業務の効率化、利用者の利便性向上など、導入目的によって必要な機能は異なります。

以下の5つのポイントを確認し、自社の運営形態に合ったシステムを選びましょう。

施設の種類や運営形態に対応しているか

施設予約管理システムを選ぶ際は、自社が運営する施設の種類や利用方法に対応しているかを確認しましょう。

会議室、レンタルスペース、スポーツ施設、公共施設など、施設の種類によって必要となる管理機能は異なります。例えば、会議室であれば設備や備品の予約管理、レンタルスペースであれば時間単位の予約受付、公共施設であれば複数施設の一元管理などが求められます。

自社の運営方法に合わないシステムを導入すると、手作業での管理が残り、導入効果を十分に得られない可能性があります。事前に必要な機能や管理範囲を整理し、施設運営に適したシステムを選ぶことが重要です。

予約枠や設備管理を柔軟に設定できるか

施設予約管理システムは、予約枠や設備情報を柔軟に設定できるかどうかも重要なポイントです。

施設によっては、利用時間や人数制限、利用目的、設備の貸し出し条件など、細かな設定が必要になります。例えば、会議室とプロジェクター、スポーツ施設と備品など、施設と設備を紐づけて管理できるシステムであれば、予約管理の手間を削減できます。

また、複数の部屋や施設を運営している場合は、空き状況を一元管理できる機能があると便利です。予約の重複や管理ミスを防ぐためにも、自社の運用ルールに合わせて設定できるシステムを選びましょう。

決済・顧客管理機能が充実しているか

有料で施設を提供している場合は、予約受付だけでなく決済や顧客管理まで対応できるか確認しましょう。

オンライン決済に対応したシステムであれば、予約時に利用料金の支払いまで完了できるため、当日の受付業務や現金管理の負担を軽減できます。

また、利用履歴や予約情報を管理できる顧客管理機能があれば、リピーターへの案内や利用状況の分析にも活用できます。予約情報と決済情報をまとめて管理することで、施設運営にかかる業務を効率化できます。

無人運営やセルフ利用に対応できるか

レンタルスペースや貸し会議室など、スタッフを常駐させない施設では、無人運営に対応できる機能があるかも確認しましょう。

スマートロック連携や自動入退室管理に対応したシステムであれば、鍵の受け渡しや利用者対応にかかる手間を削減できます。

特に営業時間外の利用や複数拠点の管理を行う場合、無人運営に対応できるシステムを導入することで、少ない管理負担で施設を運営しやすくなります。

利用データを活用して施設稼働率を改善できるか

施設予約管理システムを選ぶ際は、予約を管理するだけでなく、利用データを活用できるかも確認しましょう。

予約状況や利用頻度を分析できるシステムであれば、空き時間の把握や人気の時間帯の分析が可能になります。

利用されていない時間帯を把握することで、料金プランの見直しやキャンペーン施策の検討にもつなげられます。施設の稼働率向上を目指す場合は、予約管理後のデータ活用まで考えてシステムを選ぶことが大切です。

施設予約管理システムおすすめ7選

多様な業種や施設に対応する施設予約管理システムは数多くありますが、選定に迷うことも多いでしょう。

そこで、ここでは導入する際に重要な機能や使い勝手を考慮し、特におすすめのシステムを7つ紹介します。

スマート会議室 Pro｜貸し会議室・ホール運営特化型予約システム

出典：スマート会議室 Pro

スマート会議室 Proは、貸し会議室とホール施設、公共施設などにおける複雑な予約業務を一元管理できる予約管理システムです。
これまで、利用用途に応じた会場の提案、レイアウト設営、ケータリングといったきめ細やかな接客対応が必要とされる運用業務では、システムの導入が難しく課題とされてきました。

スマート会議室 Proでは、Web予約から請求・契約までシステムで効率化できる部分は自動化しつつ、予約内容に関して、お客様との会話で変更点などがあった際は、予約内容を柔軟に変更できる「実務に寄り添った設計」を採用しています。

これまで複数のツールやエクセルに頼っていた、予約受付から予約のステータス管理（仮予約、本予約など）、顧客管理、契約・請求管理、売上分析といった必要な業務を１つに集約しています。また、スマートロックとの連携により部屋の無人利用にも対応しており、無人会議室から大規模なホールまで、あらゆる貸し会議室やホール施設、公共施設の運用形態に対応可能なシステムです。

貸し会議室やホール施設、公共施設での複雑な予約管理業務での利用に特化しています。

STORES予約

STORES 予約は、貸し会議室、レンタルスペース、フィットネス施設、スタジオなどの施設予約管理において、累計25万社以上に選ばれている予約管理システムです。
施設運営を効率化し、集客力を高めるための主な特徴として、施設・備品・スタッフごとの柔軟な管理が挙げられます。

STORES 予約では用途に応じた設定が可能です。会議室や面談室などの施設予約だけでなく、ヨガやピラティスといったスクール形式の予約、イベント・セミナーの予約など、施設の用途に合わせて柔軟に管理画面をカスタマイズできます。
また、Google カレンダーなどの他社ツールと連携することで、スケジュールの同期が行え、予約の重複防止につながるのもメリットの1つです。

STORES 予約は、「はじめてでも、かんたんに」 導入できる操作性を備えつつ、LINE連携や外部システム（Zoom、Googleカレンダー等）との接続によって、施設運営のあらゆるフェーズを自動化できる予約システムです。STORESレジの導入を検討している方に適しています。

RESERVA（レゼルバ）

RESERVAは、多様な業種に対応できる柔軟な予約管理システムです。

会議室やスポーツ施設、医療機関など幅広い業種に対応しており、特に公共施設予約管理システムとしての導入事例も豊富です。

操作がシンプルで、利用者は直感的に予約枠を確認し、オンラインで予約申請ができます。

また、顧客管理機能やカスタマイズ可能な予約フォームなど、予約者の利便性を高める機能が充実しています。

さらに、管理者向けには利用者登録や予約状況の確認を一元管理できる機能があり、業務の効率化をサポート。

無料プランから有料プランまであり、施設の規模に応じて柔軟に選べる点も魅力です。

KEYVOX（キーボックス）

KEYVOXは、スマートロックとの連携を強みとする予約システムです。

施設予約システムとして、利用者が予約時に自動でスマートロックの鍵を発行されるため、管理者が鍵の受け渡しに煩わされることなく運営できるのが大きな特徴になります。

特に、スポーツ施設やレンタルスペースなどの無人施設において効果的です。

また、予約受付から決済機能までを一元管理できるため、施設運営者の業務負担を軽減します。

公共施設予約にも対応しており、会議室やイベントスペースなどさまざまな施設で活用されています。

KEYVOXは、システムの管理業務を効率化することで、施設運営者と利用者双方にとってメリットのあるサービスです。

upnow（アップナウ）

upnowは、これまで4,000件以上のレンタルスペースで導入されています。

ネット決済、Googleカレンダー連携等のたくさんの機能が月額費用0円のまま使えます。

そのため、費用負担を抑えて予約管理システムを導入したい企業や個人事業主におすすめです。

レンタルスペース運営に特化した専門機能をすべて完備し、Googleカレンダーとの双方向連携多サイト同時掲載が可能です。

YAGO（ヤゴー）

YAGOは、特に公共施設や商業施設での予約管理に強みを持つシステムです。

会議室やイベントスペースなどの予約管理をスムーズに行えるほか、利用者登録や予約状況の確認も一元管理できます。

さらに、複数施設の一括管理が可能で、大規模な施設運営に対応しているのが魅力です。

また、カスタマイズ性が高く、利用施設や目的に応じて予約管理システムの調整もできます。

YAGOは、予約枠の管理や利用目的の多様化に対応する柔軟なシステムで、公共施設予約管理システム導入を検討している方におすすめです。

AirRESERVE（エアリザーブ）

AirRESERVEは、リクルートが提供する多機能な予約管理システムです。

さまざまな業種に対応していおり、カスタマイズ性に優れ、店舗や施設ごとのニーズに合わせてシステムを柔軟に調整できます。

公共施設やスポーツ施設、会議室など、多様な施設の予約受付や予約状況の確認、利用者登録を一元管理できる機能が充実しています。

また、オンライン決済や顧客管理機能も搭載しており、施設運営の効率化をサポート。

特に小規模施設から大規模施設まで、施設の規模に関係なくスムーズに運用できる点が魅力です。

施設の種類別｜おすすめの予約管理システム

施設予約管理システムは、運営する施設の種類によって重視すべき機能が異なります。貸し会議室では予約から契約・請求までの管理、レンタルスペースではオンライン予約や決済、無人施設ではスマートロックとの連携など、必要な機能を整理して選ぶことが重要です。

「どのシステムを選べばよいかわからない」という場合は、まず運営している施設の種類から候補を絞り込みましょう。

施設の種類だけでなく、管理する部屋・設備の数や予約方法、決済の有無、有人・無人といった運営方法によっても適したシステムは変わります。候補を絞ったら、必要な機能や料金、外部サービスとの連携可否まで比較して選びましょう。

施設予約管理システムの料金相場

施設予約管理システムの料金は、搭載されている機能や管理する施設数、利用者数によって異なります。

無料で利用できるプランを提供しているサービスもありますが、法人や自治体が施設運営で利用する場合は、予約管理・顧客管理・決済・複数施設管理などの機能が必要になるため、有料プランを選択するケースも多くあります。

施設予約管理システムは、利用する機能や管理範囲によって料金が変わります。導入パターン別の費用目安は、以下の通りです。

また、導入時には月額利用料だけでなく、初期設定費用やカスタマイズ費用が発生する場合があります。

特に自治体や複数施設を管理する企業では、施設ごとの予約ルール設定、利用者管理、既存システムとの連携などが必要になるケースもあるため、導入前に必要な機能と費用を確認することが重要です。

施設予約管理システムの料金を左右する主な要素

施設予約管理システムの料金は、以下のような機能や利用環境によって変動します。

必要な機能を整理したうえで、自社の施設規模や運用方法に合った料金プランを選択しましょう。

施設予約管理システム導入時によくある質問

ここでは、施設予約管理システムを導入する際によくある質問について解説します。

自治体が管理する公共施設にも導入できますか？

施設予約管理システムの中には、自治体が管理する公共施設や地域施設での運用に対応したサービスもあります。

公共施設では、会議室やホール、体育施設など複数の施設を管理する必要があり、電話や窓口での予約受付では担当者の業務負担が大きくなるケースがあります。

予約管理システムを導入することで、空き状況の公開やオンライン予約受付、利用者情報の管理などを効率化できます。

ただし、必要な管理機能や運用方法は施設によって異なるため、導入前に対応可能な業務範囲やカスタマイズ性を確認することが重要です。

参考記事：公共施設の予約管理システムとは？機能・導入メリット・選び方を自治体・管理者向けに解説

複数の施設や会議室を一元管理できますか？

複数の施設や会議室を運営している場合でも、対応した予約管理システムを選ぶことで、予約状況や利用情報を一元管理できます。

施設ごとの予約枠や設備情報、利用時間などをまとめて管理できるため、管理担当者は各施設の稼働状況を把握しやすくなります。

自治体や企業など複数拠点を管理する場合は、施設ごとの権限設定や予約ルールの変更に対応できるか確認しておくと安心です。

利用者側でオンライン予約ができますか？

多くの施設予約管理システムでは、利用者がWeb上から空き状況を確認し、そのまま予約申請できる機能を搭載しています。

オンライン予約に対応することで、営業時間外でも予約受付が可能になり、利用者の利便性向上につながります。

また、予約完了通知やリマインドメールを自動送信できるシステムであれば、予約確認に関する問い合わせ対応や管理者の作業負担軽減にも役立ちます。

ホテル・宿泊施設などの予約管理システムをお探しの場合は、以下の記事で詳しく紹介していますので、こちらもぜひ参考にしてください。

参考記事：ホテル・宿泊施設におすすめの予約管理システム3選！選び方や特徴・機能を比較

施設予約管理システムはサービスの向上、施設の稼働率アップ、従業員の作業軽減などに役立つ

施設予約管理システムは、サービスの向上や施設の稼働率アップ、従業員の作業負担軽減に大いに役立ちます。

業種や施設規模に応じて最適なシステムを選ぶことが重要です。

カスタマイズ性や決済機能、料金プランなどを考慮し、自社に合ったシステムを導入することで、効率的な運営が実現できます。

ぜひ、今回紹介したシステムを比較し、最適なものを選んでください。