特定技能外国人を採用する際、「どの書類を提出すればよいのか分からない」「申請ごとに必要書類が違うのか不安」と悩む企業担当者は少なくありません。
特定技能の手続きは、在留資格認定証明書交付申請、在留資格変更許可申請、在留期間更新許可申請など、申請の種類によって提出書類が異なります。また、企業側が準備する書類と本人が準備する書類も区別する必要があります。
そこで本記事では、特定技能の提出書類一覧を申請パターン別に整理し、申請のポイントまでわかりやすく解説します。
※掲載している情報については、改正や個々の状況によって変更されることがあります。事前に、出入国在留管理庁の最新情報などを確認してください。
特定技能における提出書類の全体像
特定技能の提出書類は、申請パターンによって内容が大きく異なります。
「どの書類が必要なのか」を正確に把握するためには、まず自社がどの申請パターンに該当するかを確認することが出発点となります。
なお、特定技能外国人の採用をご検討の場合は、特定技能外国人採用に関する以下の記事もあわせてご参照ください。
参考記事：特定技能外国人を採用するには？手続き方法や注意点を解説
申請パターンは大きく3種類に区分される
特定技能の在留申請には、主に以下の3つのパターンがあります。それぞれ提出書類が異なるため、まず自社がどのパターンに該当するかを確認しましょう。
| 申請パターン | 対象となるケース | 書類の多さ |
|---|---|---|
| 在留資格認定証明書交付申請 | 海外在住の外国人を新規に呼び寄せる場合 | 多い |
| 在留資格変更許可申請 | 国内在住の留学生・技能実習生などが特定技能へ切り替える場合 | 多い |
| 在留期間更新許可申請 | すでに特定技能で在留中の外国人が同じ会社で継続して働く場合 | 少なめ |
また提出書類は、「企業側が用意する書類（第１表）」「外国人本人が用意する書類（第２表）」「在籍する分野によって必要な追加書類（第３表）」の3つに区分されています。
企業担当者は、この区別を意識しながら準備を進めることで、書類の抜け漏れを防ぎやすくなります。
また2025年4月の改正により、書類省略にはオンライン申請・電子届出が必須条件となりました。手続きの効率化を図りたい場合は、オンライン申請への対応も検討しましょう。
特定技能の提出書類を確認するには、まず自社がどのパターンに該当するかを把握したうえで書類一覧をご確認ください。
【海外から呼び寄せ】在留資格認定証明書交付申請の提出書類一覧
在留資格認定証明書交付申請は、海外在住の外国人材を日本に呼び寄せる際に必要な申請です。
3つの申請パターンの中で最も書類の種類が多く、初めて特定技能外国人を受け入れる企業は特に準備に時間がかかるため、余裕を持ったスケジュールで準備を進める必要があります。
ここでは、在留資格認定証明書交付申請の提出書類一覧を解説します。
企業側が用意する提出書類一覧
【所属機関に関する書類】
同一年度内にすでに特定技能外国人を受け入れている場合は省略可能です。はじめて受け入れる場合はすべて必要となります。
| 書類名 | 備考 | |
|---|---|---|
| □ | 特定技能所属機関概要書（参考様式第1-11-1号） | 法人の場合 |
| □ | 登記事項証明書 | |
| □ | 業務執行に関与する役員の住民票の写し | |
| □ | 特定技能所属機関の役員に関する誓約書（参考様式第1-23号） | |
| □ | 労働保険料等納付証明書（未納なし証明） | |
| □ | 社会保険料納入状況照会回答票または納入確認書 | |
| □ | 法人税の納税証明書（その3） | |
| □ | 法人住民税の納税証明書 | |
| □ | 特定技能外国人の報酬に関する説明書（参考様式第1-4号） | |
| □ | 雇用の経緯に係る説明書（参考様式第1-16号） | |
| □ | 1号特定技能外国人支援計画書（参考様式第1-17号） |
【分野・国籍に関する書類】
在籍する分野や外国人の国籍によって、追加で必要となる書類です。
| 書類名 | 備考 | |
|---|---|---|
| □ | 協議会の構成員であることの証明書 | 全分野共通 |
| □ | 二国間取決めにおける送出手続き関連書類 | 国籍による（ベトナム・フィリピンなど） |
本人が用意する提出書類一覧
| 書類名 | 備考 | |
|---|---|---|
| □ | 在留資格認定証明書交付申請書 | |
| □ | 写真（縦4cm×横3cm）1葉 | 6か月以内撮影・無背景 |
| □ | パスポートの写し | 提出可能な場合 |
| □ | 技能試験の合格証明書の写し | |
| □ | 日本語試験の合格証明書の写し | |
| □ | 特定技能雇用契約書の写し（参考様式第1-5号） | |
| □ | 雇用条件書の写し（参考様式第1-6号） | |
| □ | 健康診断個人票（参考様式第1-3号） | 外国語表記の場合は日本語訳を添付 |
技能実習2号を良好に修了した方が同一分野に移行する場合は、技能試験・日本語試験が免除されます。その場合は以下の書類が追加で必要です。
| 書類名 | |
|---|---|
| □ | 技能実習2号修了証明書 |
| □ | 技能検定3級またはこれに相当する技能実習評価試験の合格証明書 |
| □ | 技能実習生に関する評価調書 |
日本で発行する証明書類は発行から3か月以内のものを準備しましょう。書類の不備は審査期間の延長や不許可の原因となるため、提出前に必ずダブルチェックを行うことをおすすめします。
提出書類の様式は改正によって変更されることがあります。申請前に必ず出入国在留管理庁の公式サイトで最新の様式を確認してください。
【日本国内での変更】在留資格変更許可申請の提出書類一覧
在留資格変更許可申請は、日本国内で留学・技能実習などの在留資格から特定技能へ切り替える際に必要な申請です。
基本的な書類構成は在留資格認定証明書交付申請と共通していますが、外国人本人が用意する書類に一部追加が生じます。
ここでは、在留資格変更許可申請の提出書類一覧を解説します。
企業側が用意する提出書類一覧
【所属機関に関する書類】
同一年度内にすでに特定技能外国人を受け入れている場合は省略可能です。はじめて受け入れる場合はすべて必要となります。
| 書類名 | 備考 | |
|---|---|---|
| □ | 特定技能所属機関概要書（参考様式第1-11-1号） | 法人の場合 |
| □ | 登記事項証明書 | |
| □ | 業務執行に関与する役員の住民票の写し | |
| □ | 特定技能所属機関の役員に関する誓約書（参考様式第1-23号） | |
| □ | 労働保険料等納付証明書（未納なし証明） | |
| □ | 社会保険料納入状況照会回答票または納入確認書 | |
| □ | 法人税の納税証明書（その3） | |
| □ | 法人住民税の納税証明書 | |
| □ | 特定技能外国人の報酬に関する説明書（参考様式第1-4号） | |
| □ | 雇用の経緯に係る説明書（参考様式第1-16号） | |
| □ | 1号特定技能外国人支援計画書（参考様式第1-17号） |
【分野・国籍に関する書類】
在籍する分野や外国人の国籍によって、追加で必要となる書類です。
| 書類名 | 備考 | |
|---|---|---|
| □ | 協議会の構成員であることの証明書 | 全分野共通 |
| □ | 二国間取決めにおける送出手続き関連書類 | 国籍による（ベトナム・フィリピンなど） |
本人が用意する提出書類一覧
在留資格変更許可申請では、認定申請の書類に加え、日本国内での在留実績を証明する書類が追加で必要となります。
【基本書類】
| 書類名 | 備考 | |
|---|---|---|
| □ | 在留資格変更許可申請書 | 認定申請書とは別の様式 |
| □ | 写真（縦4cm×横3cm）1葉 | 6か月以内撮影・無背景 |
| □ | パスポート及び在留カード | 原本を提示 |
| □ | 技能試験の合格証明書の写し | |
| □ | 日本語試験の合格証明書の写し | |
| □ | 特定技能雇用契約書の写し（参考様式第1-5号） | |
| □ | 雇用条件書の写し（参考様式第1-6号） | |
| □ | 健康診断個人票（参考様式第1-3号） | 外国語表記の場合は日本語訳を添付 |
【在留実績に関する追加書類】
国内在留中であることを証明するために、以下の書類が追加で必要となります。
| 書類名 | 備考 | |
|---|---|---|
| □ | 課税証明書 | 直近1年分 |
| □ | 納税証明書 | 直近1年分 |
| □ | 源泉徴収票 |
技能実習2号を良好に修了した方が同一分野へ移行する場合は、技能試験・日本語試験が免除されます。その場合は以下の書類が追加で必要です。
| 書類名 | |
|---|---|
| □ | 技能実習2号修了証明書 |
| □ | 技能検定3級またはこれに相当する技能実習評価試験の合格証明書 |
| □ | 技能実習生に関する評価調書 |
提出書類の様式は改正によって変更されることがあります。申請前に必ず出入国在留管理庁の公式サイトで最新の様式を確認してください。
【継続して働く場合】在留期間更新許可申請の提出書類一覧
在留期間更新許可申請は、すでに特定技能の在留資格を持つ外国人が、同じ会社で引き続き就労する際に必要な申請です。
認定申請・変更申請と比べて必要書類は大幅に少なく、企業側の負担も軽減されます。
ここでは、在留期間更新許可申請の提出書類一覧を解説します。
企業側が用意する提出書類一覧
更新申請では所属機関に関する書類（第2表）は不要です。
認定・変更申請と比べて企業側の準備書類は大幅に少なくなります。
【雇用・契約に関する書類】
| 書類名 | |
|---|---|
| □ | 特定技能雇用契約書の写し |
| □ | 雇用条件書の写し |
| □ | 特定技能外国人の報酬に関する説明書（参考様式第1-4号） |
| □ | 給与所得の源泉徴収票の写し |
| □ | 公的義務履行に関する説明書 |
【分野に関する書類】
| 書類名 | 備考 | |
|---|---|---|
| □ | 協議会の構成員であることの証明書 | 分野によって必要 |
本人が用意する提出書類一覧
| 書類名 | 備考 | |
|---|---|---|
| □ | 在留期間更新許可申請書 | |
| □ | 写真（縦4cm×横3cm）1葉 | 6か月以内撮影・無背景 |
| □ | パスポート及び在留カード | 原本を提示 |
| □ | 個人住民税の課税証明書 | 直近1年分 |
| □ | 個人住民税の納税証明書 | 直近1年分 |
提出書類の様式は改正によって変更されることがあります。申請前に必ず出入国在留管理庁の公式サイトで最新の様式を確認してください。
特定技能の提出書類一覧を把握し、確実な申請につなげよう
この記事では、特定技能の提出書類一覧を申請パターン別に整理し、企業と本人が準備すべき書類を解説しました。
特定技能の提出書類は申請パターンによって内容が異なるため、チェックリストを活用することで、書類の不備や不許可リスクを未然に防ぐことができます。計画的に準備を進め、外国人材のスムーズな受け入れと安定雇用の実現につなげましょう。
