「シフト管理システムは本当に必要なのか？」
「手作業やExcelでも十分では？」
と疑問に感じる方もいるでしょう。
結論からお伝えすると、シフト管理システムの導入は業務の効率化だけでなく、勤怠管理や人件費の最適化にも大きく貢献します。
そこでこの記事では、シフト管理システムの基本機能や導入メリット、比較ポイントを詳しく解説します。
シフト管理システムとは？基礎知識を解説
シフト管理システムとは、従業員の勤務シフト作成や調整をクラウド上で一元管理できるシステムのことです。
シフト管理システムやシフト管理アプリの導入により、従業員のシフト希望提出、シフト表の自動作成、シフト共有、勤怠管理システムとの連携など、シフト管理業務全般を効率化できます。手作業やExcelでの管理と比較して、ヒューマンエラーの抑止や業務効率化につながるのも特徴です。
シフト管理システムを導入することで、シフト作成や勤怠管理が効率化され、結果的にシフト管理業務に関わる従業員の満足度向上や労務管理の適正化が期待できます。
シフト管理システムの基本機能
シフト管理システムには、以下のような基本機能が備わっている傾向にあります。
- シフト希望の収集・管理
- シフト自動作成
- リアルタイムなシフト共有
- 勤怠管理機能との連携
- 法令遵守のサポート
これらの機能を利用すると、従業員間でオンライン上でのシフト管理が可能になります。管理負担を軽減できるだけでなく、従業員側もオンライン上でシフトを提出できることから、利便性向上にも効果的です。
また、オンラインで提出されたシフト希望から、従業員のスキル、労働基準法などの法令に則り、最適なシフトを自動で作成できます。
シフト管理システムの種類によって備わっている機能に違いはあるものの、オンライン上での一元管理や自動作成など、オフライン作成にはない便利機能が備わっている点が特徴です。
従来のシフト作成方法（Excel・紙管理）との違いは？
従来のシフト作成方法であるExcelや紙での管理は、手作業が多く、ヒューマンエラーが発生しやすい課題がありました。
Excelや紙でのシフト作成では、従業員の希望シフトの収集やシフト表の作成・共有に多大な時間と労力が必要です。また、手入力や転記作業が多いため、ミスが起きやすく、急な変更にも柔軟に対応しにくいという問題もありました。
このような課題を解決するためには、シフト管理システムの導入が有効です。
シフト管理システムを導入することで、シフト作成の効率化やヒューマンエラーの削減が期待でき、従業員の満足度アップや組織全体の生産性向上にもつながります。
シフト管理システムを導入する4つのメリット
店舗や施設でシフト管理システムを導入する、それぞれの立場ごとのメリットは以下の4点です。
- 店舗経営者・店長向けのメリット：シフト作成の負担軽減・効率化、コストカット
- 人事・労務担当者向けのメリット：勤怠管理や給与計算との連携
- アルバイト・パート従業員向けのメリット：シフト提出・交換の利便性
- IT担当者向けのメリット：クラウド管理・データ連携の強化
ここからは、それぞれのメリットを詳しく見ていきましょう。
店舗経営者・店長向けのメリット：シフト作成の負担軽減・効率化、コストカット
シフト管理システムを活用することで、シフト作成業務が自動化され、負担が軽減される仕組みです。これにより、シフト作成時間を大幅に短縮でき、希望シフトや店舗の状況に合わせた最適な人員配置が実現し、人件費カットにもつながります。
人事・労務担当者向けのメリット：勤怠管理や給与計算との連携
シフト管理システムは勤怠管理や給与計算システムと連携でき、出退勤データの自動集計や分析が可能です。これによって、正確な労働時間の把握や給与計算の精度向上が実現し、業務効率化につながります。
アルバイト・パート従業員向けのメリット：シフト提出・交換の利便性
従業員はスマートフォンやPCからシフト希望を提出・確認でき、シフトの調整や変更も容易になります。この機能により、スタッフの満足度向上や働きやすい環境づくりを実現します。
IT担当者向けのメリット：クラウド管理・データ連携の強化
クラウド型のシフト管理システムは、場所を問わず利用できるため、リモートワークや多店舗展開している企業にとって便利です。また、データ管理が容易でセキュリティ面でも信頼性があります。
シフト管理システムのデメリット・注意点
シフト管理システムには、以下の注意すべき点も存在します。
- 導入費用とランニングコストが発生する
- 操作方法を学ぶ必要がある
- システム障害時のリスクがある（クラウド型システムの場合）
それぞれ解説するので、導入前に確認しておきましょう。
導入費用とランニングコストが発生する
シフト管理システムの導入には初期費用や月額利用料が発生します。特に、多機能なシステムほど費用が高くなる傾向があるので、必要な機能やかかる費用を事前に確認しましょう。
操作方法を学ぶ必要がある
新しいシステムの操作方法を習得するためには、管理者や従業員への教育が必要です。特に、ITに不慣れな従業員にとっては、システムの使用が負担となる場合があるので、導入時のサポートをしっかり行いましょう。
システム障害時のリスクがある
クラウド型システムの場合、インターネット接続の不具合やサーバーダウンなどにより、システムを利用できなくなるリスクがあります。
対策として、万が一に備えたバックアップ手段を確保する、サポート体制と障害時の対応マニュアルやオフライン対応機能の有無を確認しておきましょう。
シフト管理システムの比較ポイント5つ
シフト管理システムを選定する際には、以下の比較ポイントを押さえることが重要です。
- 料金形態
- 操作性
- 対応業種
- サポート体制
- システム導入で「ムリ・ムダ・ムラ」が削減できるか
それぞれ解説するので、導入検討時の参考にお役立てください。
料金形態
シフト管理システムの料金は、月額制、年額制、一括購入などの形態があります。予算や利用期間に合わせて、最適な料金形態を選びましょう。
初期費用や更新費用、オプション機能の費用などもあらかじめ確認するのが大切です。
操作性
システムの操作性は、スタッフや管理者の利便性に影響します。シフトの作成や変更、確認などの操作が簡単にできるか、スマホやタブレットに対応しているかは特に重要です。
最近ではLINEのような身近なアプリでシフトを申請できるシステムもあります。操作画面の見やすさや操作方法のわかりやすさもチェックしておきましょう。
対応業種
飲食店や小売店、医療施設、コールセンターなど、業種によってシフト管理の仕方は異なります。自社の業種に合わせて、システムの対応範囲やカスタマイズ性を確認しましょう。
業種に特化したシフト管理システムもあるので、自社の形態に合う製品を選ぶとより利便性が高まります。
サポート体制
システム導入後のサポート体制が整っているかどうかも重要なポイントです。
トラブルが発生した際に迅速に対応してもらえるか、操作方法についてのサポートを受けられるかといった点を確認しましょう。
システム導入で「ムリ・ムダ・ムラ」が削減できるか
シフト管理システムの活用によって、業務の「ムリ・ムダ・ムラ」を削減できるかを評価することも大切です。具体的には、シフト作成の効率化や人員配置の最適化が実現できるかを確認しましょう。
業務効率化の一歩として、シフト管理システム導入がおすすめ
シフト管理システムの導入により、手作業の負担やヒューマンエラーを削減し、適切な人員配置が可能になります。
一方で、システムの選定には料金形態、操作性、業種適合性、サポート体制、業務効率化できるかといった部分のチェックが欠かせません。
導入メリットを最大限に活かすために、自社の課題を明確にし、最適なシフト管理システムを選択しましょう。
おすすめのシフト管理システムは、以下の記事で紹介しています。無料のシフト管理システムも紹介しているので、ぜひ参考にしてみてください。
参考記事：シフト管理システムのサービス紹介と比較
