店舗運営や人事・労務業務において、シフト管理は一見目立たない業務に思われがちですが、実は業務全体を支える重要なプロセスです。Excelや紙、口頭でのやり取りに限界を感じ、毎月の作業に疲弊している方も多いのではないでしょうか。そんな課題を一挙に解決するのが「シフト管理システム」です。
本記事では、シフト管理システムのメリット・デメリットや導入事例について詳しく解説します。シフト管理システム導入の参考になれば幸いです。
シフト管理システムとは？機能と役割をわかりやすく解説
出典：シフトワーカーの本音についてのアンケート｜株式会社クロスビット
シフト管理システムとは、従業員の勤務シフトを一元管理できるクラウド型の管理システムです。シフト管理システムを導入することで、従業員はスマートフォンやPCからシフト希望を簡単に申請でき、管理者はシフト希望を踏まえてシフト表をスピーディーに作成できます。システムによっては、自動作成に対応しているものがあるのも特徴です。
では、従業員はシフト管理システムの導入についてどう感じているのでしょうか。
2023年12月、シフトワーカー300名を対象に株式会社クロスビットが行った「シフトワーカーの本音についてのアンケート」によると、約7割が「シフト管理のデジタル化を望んでいる」、約8割が「シフト管理のデジタル化が働きやすい職場環境に繋がる」と回答しています。
この調査結果から、シフト管理システムの導入が従業員の働きやすさを高め、労働力の獲得につながる可能性が高いと言えるでしょう。
シフト管理システムと勤怠管理システムの違いは？
シフト管理システムと勤怠管理システムは混同されがちですが、管理する対象と目的が異なります。
シフト管理システムは「予定」を扱い、勤務シフトの作成・調整・共有を効率化するのが主な役割です。
一方、勤怠管理システムは「実績」を扱い、出退勤時刻・休暇・労働時間の管理が中心となります。店舗運営においてシフト作成業務と勤怠情報の集計は密接に関係しますが、システム上の役割は明確に分かれています。
なお、近年では両者の機能が連携または一体化されたクラウド型の勤怠管理機能を持つサービスが増えており、シフト情報をそのまま勤怠データとして利用できるケースも少なくありません。
シフト管理システムを導入する従業員側のメリット4つ
シフト管理システム導入により、従業員は主に以下のようなメリットを得られます。
- シフト申請がオンラインで完結し、やり取りの負担を軽減
- シフトをリアルタイムで確認でき、予定が立てやすい
- 勤務日を把握しやすく、出勤ミスやトラブルを防止
- 勤怠情報との連携で、勤務実績の透明性が確保される
上記4つのメリットについて、従業員側の視点から紹介します。
シフト申請がオンラインで完結し、やり取りの負担を軽減
シフト管理システムの導入により、従業員は希望シフトをスマートフォンやPCから簡単に申請できるようになります。
シフト管理システムでのシフト申請は、紙への記入や口頭での報告に比べて時間と手間がかかりません。希望シフトの入力・提出がアプリやクラウド画面上で完結し、申請管理が効率アップします。
シフトをリアルタイムで確認でき、予定が立てやすい
確定した勤務シフトは、クラウド上でリアルタイムに確認可能となり、予定調整がしやすくなります。
紙のシフト表や掲示物では、「シフトがいつ確定したのか」が不明確なケースが多く、勤務日を誤認する要因となっていました。
シフト管理システムでは、確定シフトをアプリやWeb上で即時反映・共有でき、更新日や変更内容も履歴として表示されるため、常に正確な情報にアクセスできます。
勤務日を把握しやすく、出勤ミスやトラブルを防止
勤務予定の見える化により、出勤日や勤務時間の認識のずれを防ぎ、トラブルを未然に回避できます。
従来の手書きのシフト表や掲示板での確認では、勤務時間を見間違える、見逃すなどのヒューマンエラーが発生する場合も少なくありません。
クラウド型のシフト管理システムでは、勤務日をリアルタイムで確認可能なうえ、プッシュ通知機能があるシステムも多く、出勤漏れを防ぐことが可能です。
勤怠情報との連携で、勤務実績の透明性が確保される
シフトと勤怠のデータが連携することで、勤務実績に対する信頼性が高まり、従業員の納得度も向上します。
たとえば、勤怠管理システム側と連携して、給与計算システムにデータを引き継ぐことで、手入力によるミスや不公平感が減少します。
勤怠管理と連携したシフト運用は、従業員と管理者の信頼関係構築にもつながり、健全な職場環境づくりをすることが可能です。
シフト管理システムを導入する管理者側のメリット5つ
シフト管理システム導入により、管理者は主に以下のようなメリットを得られます。
- 希望シフトの集計～シフト表作成までの作業時間を大幅に削減
- シフトの自動作成機能により、最適な人員配置が簡単にできる
- クラウド上でのシフト共有により、複数店舗の管理が簡単にできる
- 勤怠管理システムとの連携で、給与計算や労務処理が効率化
- 残業や法定労働時間の可視化により、労働基準法違反のリスクを回避
上記5つのメリットについて、管理者側の視点から紹介します。
希望シフトの集計～シフト表作成までの作業時間を大幅に削減
シフト管理システムを導入すると、希望シフトの集計からシフト表作成までの工数を大幅に短縮することが可能です。
クラウド型シフト管理システムでは、従業員の希望シフト提出がアプリ上で完結し、即時にシフト管理画面へ反映されます。これにより、人的ミスや作業負担を軽減できるため、管理者は本来注力すべき業務へ集中しやすくなるでしょう。
シフトの自動作成機能により、最適な人員配置が簡単にできる
自動作成機能を活用すれば、勤務条件に応じて最適なシフトが自動で生成され、人員配置が効率的になります。
シフト管理システムには、条件設定に応じて自動でシフトを生成する機能が搭載されている製品もあり、シフト作成担当者の経験値に依存しない運用することが可能です。その結果、人手不足や偏った配置を避けつつ、安定した運営体制の構築に貢献します。
クラウド上でのシフト共有により、複数店舗の管理が簡単にできる
クラウド対応のシフト管理システムを導入すれば、本部や他拠点からもリアルタイムにシフト状況を把握できます。
多店舗運営の現場では、店舗ごとにシフト情報が分散管理されていると、確認・調整のタイムラグや情報の食い違いが発生しかねません。
シフト管理システムの活用により、シフト表やシフト状況を複数拠点間で同時に閲覧・更新できるため、一元管理が行えます。
勤怠管理システムとの連携で、給与計算や労務処理が効率化
シフト管理システムは、勤怠管理システムや給与計算システムとの連携により、労務処理を自動化できます。
従業員の勤務シフトと実際の出退勤データを別々に処理していると、確認作業や再入力の工数が発生し、給与計算ミスが起きる場合も少なくありません。
システム間の連携により、業務の属人化が解消され、労務業務の正確性とスピードが大幅に改善します。
残業や法定労働時間の可視化により、労働基準法違反のリスクを回避
勤務時間の記録が明確になることで、法定基準を超える労働を自動で検知・管理できるようになります。
手動での労働時間計算や残業管理は、ヒューマンエラーや集計ミスが発生しやすく、労働基準法違反のリスクを高めかねません。
勤怠データとシフト情報を連携させることで、実働時間や残業時間、休憩時間を正確に把握でき、アラート機能により法定外労働を未然に防げます。
シフト管理システム導入時のデメリットと注意点
シフト管理システムの導入には多くのメリットがありますが、以下のような初期費用や運用面での注意点も存在します。
- 初期費用や運用コストが必要
- 業務フローの見直しや、従来のシフト管理方法からの移行に時間がかかる場合も
- IT操作に不慣れな従業員がいる場合、サポートが必要
それぞれ解説するので、事前に知っておきましょう。
初期費用や運用コストが必要
シフト管理システム導入にあたって発生する初期費用や月額利用料金は、企業規模や利用プランにより異なります。
クラウド型の管理システムであっても、導入コストやランニングコストが気になる企業は多い傾向です。特に、スタッフ数の多い店舗や複数拠点での運用を検討している場合、システム管理費用の見積もりやコスト計算方法を事前に把握しておきましょう。
業務フローの見直しや、従来のシフト管理方法からの移行に時間がかかる場合も
シフト管理システム導入直後は、現場の業務フローの見直しや、従来のシフト管理方法からの移行に時間を要することもあります。従業員情報やシフトパターンの登録作業が必要なため、初期段階では手間を感じる場面もあるでしょう。
管理画面の設定やシフト管理機能のカスタマイズに時間を要することもありますが、導入支援の充実したサービスを選べば不安は軽減されます。
IT操作に不慣れな従業員がいる場合、サポートが必要
導入初期には、管理者やシフト作成担当者だけでなく、従業員側にも使い方の理解が求められます。
スマートフォンやPCを使った操作に慣れていないスタッフがいる職場では、アプリの操作方法やシフト提出の流れを丁寧に説明しましょう。
ただし、本記事前半で紹介したように、約7割のシフトワーカーがシフト管理のデジタル化を望んでいることから、シフト管理システムの導入により従業員の満足度が向上し、定着率が上がる可能性は高いと言えるでしょう。
成功事例に学ぶ！シフト管理システム導入後の変化と成果
シフト管理システムの導入による成功事例は、業種を問わず数多く報告されています。その中から、飲食店と小売店の成功事例を紹介するので、導入前の参考にお役立てください。
シフト管理業務を3時間→30分に短縮（飲食店）
ダイニングバー「VANDALISM 渋谷」では、シフト管理に3時間以上かかり、業務の合間や休日の作業がシフト管理者のストレスになっていました。
Airシフトの導入後は、今まで3時間以上かかっていたシフト調整・作成作業が30分程度になり、ミスも減少。大半のスタッフがシフト管理システムをすぐに使いこなせていました。
参考サイト：「VANDALISM 渋谷」の導入事例
作業時間を約30％カット＆人件費削減を実現（小売店）
ミュージアムショップの運営を行う「株式会社オークコーポレーション」では、人件費削減とスタッフの希望シフト収集にかかる時間を減らしたいという課題がありました。
Optamoの導入後は、シフト自動生成や希望シフトの一括取り込みサイトにより、作業時間が10日から7日に短縮し、業務効率化と人件費削減を実現しています。
参考サイト： Optamoの導入効果、さまざまな業種での事例をご紹介します
シフト管理システムのメリットを知り、シフト管理の“戦略的”な変化を！
シフト管理は単なるスケジュール調整ではなく、「人材活用の最適化」につながる重要なメリットを含む業務です。シフト管理のシステム化により、店舗全体の生産性と満足度が向上する可能性を秘めています。
業務効率化や人件費に悩みを抱える企業は、今こそシフト管理システムの導入を検討すべきタイミングかもしれません。
製品選びの参考になるおすすめシフト管理システムを、以下の記事で紹介しています。ぜひご覧ください。
参考記事：【2025年版】シフト管理システムおすすめ11選｜企業規模・勤怠連携で選ぶ最新ツールを比較！
