外国人採用を検討している企業の人事・採用担当者の方の中には、「外国人採用では、どんな書類が必要になるのか」「日本人採用と何が違うのか」と不安を感じている方も多いのではないでしょうか。外国人を雇用する場合、在留資格の確認や入管への申請など、日本人採用にはない手続きが発生します。

そこで本記事では、外国人採用を行う企業向けに、採用フローに沿った入社手続きと必要書類をわかりやすく整理します。本記事をご覧いただいたうえで事前準備を万全にすることで、トラブルのない外国人採用を実現しましょう。

外国人採用の流れと必要書類の全体像

外国人採用は、日本人採用と異なる手続きが必要となるため、まず全体像を把握することが大切です。

特に「在留資格の確認」と「入管への各種申請」が大きな違いとなります。
採用活動を始める前に、どの段階でどの書類が必要になるのかを整理しておきましょう。

日本人採用とは異なることを理解する

外国人採用では、就労できる業務内容が在留資格によって厳密に定められています。そのため、「内定を出す＝自社のあらゆる業務に従事してもらえる」というものではありません。

在留カードの確認や必要に応じた在留資格変更許可申請・在留資格認定証明書交付申請などの手続きが発生します。法令違反を防ぐためにも、就労可否の確認は必須です。

採用フローに沿った確認が重要

外国人採用では、募集時・面接時・内定時など、採用フローごとに必要書類が発生します。
後からまとめて準備しようとすると、申請遅延や入社日の延期につながる可能性があります。各段階で確認すべき書類をチェックリスト化し、明確にしておくことが重要です。

外国人採用ならではのポイントは数多くありますが、全体像を理解し、段階ごとに準備を進めれば過度に難しいものではありません。事前に体制を整えることで、スムーズで安心な採用につながります。

【募集・応募時】外国人採用で必要な手続き・書類

募集・応募段階では、まず外国人が自社の募集職種に対応する在留資格があるかを事前に確認することが大切です。業務内容と在留資格が一致していなければ、採用しても就労できません。

この段階で行うべき手続き・必要書類を、以下にまとめました。

【募集・応募時に必要な手続き】

• 募集職種がどの在留資格に該当するか確認する
• 業務内容が在留資格の範囲内かを整理する
• 就労可能時間の制限（留学生など）を把握する

【応募時に確認・取得する書類】

【面接・選考時】外国人採用で必要な手続き・書類

面接・選考段階では、「本人確認」「適法に就労できるか」「業務を遂行できる日本語能力があるか」を確認することが重要です。

【面接・選考時に必要な手続き】

• パスポートの原本確認
• 在留カードの原本確認
• 在留期限と就労制限の最終チェック
• 日本語能力の確認（会話力・読解力）

在留カードはコピーだけで判断せず、必ず原本を確認します。偽造や期限切れのリスクを防ぐためにも、カード番号や在留期限を正確に確認しましょう。
また、実際の業務で必要な日本語レベルを満たしているかどうかを、面接での受け答えやロールプレイなどで確認しましょう。

【面接・選考時に確認・取得する書類】

特に就労資格証明書は、業務内容が在留資格の範囲内かを明確にしたい場合に有効です。面接段階で適法就労の可否を確実に確認しておくことで、内定後のトラブルを防ぐことができます。

【内定・入社時】外国人採用で必要な手続き・書類

内定・入社時は、外国人採用において最も重要な手続きが集中する段階です。最も大切なのは、「在留資格と従事予定業務の適合性を確認すること」です。さらに入管手続きだけでなく、社会保険・税務・雇用保険などの労務手続きも同時並行で進める必要があります。

そのため、外国人採用では「内定＝すぐ入社」とはなりません。入管手続きが完了して初めて就労が可能になるという点を理解し、余裕を持ったスケジュールで準備を進めることが重要です。

【内定・入社時に必要な手続き】

• 労働条件通知書の作成
• 雇用契約書の締結
• 在留資格認定証明書交付申請（海外在住者を新規採用する場合）
• 在留資格変更許可申請（日本在住者が職種変更する場合）
• 在留期間更新許可申請（在留期限が近い場合）
• ハローワークへの「外国人雇用状況の届出」（雇入れ後）
• ハローワークへの「雇用保険被保険者資格取得届」
• 健康保険・厚生年金保険 被保険者資格取得届（社会保険加入対象の場合）
• 住民票記載事項の確認（労働者名簿作成のため）

内定した外国人が「現在どこにいるか（在留状況）」によって、以下のように必要な手続きは異なります。

【内定・入社時に必要な書類】

また労務・税務・社会保険関連では以下の書類を作成する必要があります。

外国人採用では、「在留資格の適合確認」と「労務手続きの適正処理」の両立が不可欠です。どちらか一方でも漏れがあると、企業側に法的リスクが生じる可能性があります。

会社の登記事項証明書、直近の決算書類、会社概要資料は、申請類型によって提出を求められる場合があります。
また、申請内容や在留資格の種類によって追加書類が求められる場合もあるため、事前に最新の入管情報を確認し、必要に応じて専門家へ相談しながら進めることが重要です。

以下の記事で、必要書類について詳しく解説しています。あわせてご覧ください。
参考記事：外国人採用の準備方法丨必要書類や在留資格の種類・手続きの流れを解説

外国人採用は「必要書類の確認」「在留資格確認」と「労務手続き」の両立が重要

この記事では、外国人採用を行う企業向けに、採用フローに沿った必要手続き・必要書類を一覧にしてまとめました。

外国人採用では、複数の手続きを並行して進める必要があります。採用フローの各段階で必要書類は異なるため、早い段階から準備を始め、スケジュールに余裕を持って進めましょう。

事前確認と丁寧な対応が、トラブルのない円滑な外国人採用につながります。