マニュアル作成に用いられるツールは企業によってさまざま。中でもパワーポイントは、
資料の作成からマニュアルの作成まで、幅広い用途で活用できる便利なツールといえます。
では、パワーポイントでマニュアル作成する際のコツや注意点、メリットはどこにあるのでしょうか。本記事で解説します。

パワーポイントをマニュアル作成に利用するメリットとは？

まず本項では、パワーポイントをマニュアル作成に利用するメリットについて解説します。

視覚的に分かりやすいマニュアルを作れる

パワーポイントはプレゼン資料の作成といった業務にも広く使用されているツールです。そのため、視覚的に分かりやすくするレイアウトの作成機能が豊富に搭載されています。

具体的には図形を駆使してレイアウトを作成し、参照する人が理解しやすい工夫をすることなどが挙げられるでしょう。その他、グラフや画像の挿入といった機能も活用できます。

文字がぎっしりのマニュアルではなく、視覚的にも分かりやすいマニュアルを作りたい場合、パワーポイントはマッチするでしょう。

スライドとして活用できる

パワーポイントにはスライドの機能が搭載されているため、スライドとして作成したマニュアルを活用できる点もメリットです。シチュエーションにもよりますが、新入社員に対して業務の説明をする際、マニュアルを資料代わりにしてスライドに流すことで、説明をすることができます。

ただ読むだけの使い方ではなく、スライド資料としてマニュアルを活用できる点もパワーポイントならではの強みといえるでしょう。

導入しやすい

パワーポイントは導入のハードルが低い点もメリットといえます。多くの業務用PCにパワーポイントは標準搭載されているため、導入の手続きをすることなくすぐに活用できる点は魅力といえるでしょう。

パワーポイントをマニュアル作成に活用することで、視覚的に分かりやすく、スライド形式で説明しやすいといったメリットがあります。

パワーポイントでマニュアル作成する際の注意点とは？

続いて本項では、パワーポイントを使ってマニュアル作成するうえで注意すべきポイントについて解説します。

フォントや色味の統一感

パワーポイントではさまざまなフォントやデザインが活用できますが、マニュアルにおいては出来るだけフォントや色味の統一感には注意しましょう。ページによってフォントがバラバラになっている、色数が多くなってしまうと、読む側の視点で「何が重要な部分なのか」見極めづらくなってしまうでしょう。

上記のような事態を避ける意味でも、フォントや色味はできるだけ統一し、重要なポイントがぼやけないように注意してください。

画像・動画と文字量のバランス

パワーポイントでは画像、動画も挿入できます。しかしながら、画像・動画と文字量のバランスには注意が必要です。過剰に画像・動画を詰め込んでしまうと、説明が足りず、従業員がマニュアルの内容を理解しきれない可能性も出てくるでしょう。

文字量が多すぎる場合も同様です。視覚的に理解を手助けする要素がないため、読む側の理解力に左右される部分が大きくなってしまいます。

そのため、画像・動画などの視覚的な要素と文字量のバランスは意識しつつ、一方が過剰にならないような工夫をしていきましょう。

パワーポイントは視覚的に理解を助ける要素を挿入しやすい特徴がありますが、
文字量とのバランスや、フォントや色味をばらつかせないといった面への注意は重要です。

パワーポイントでマニュアル作成する際の手順とは？

本項では、パワーポイントでマニュアル作成する際の手順を解説します。

ステップ１：作成するマニュアルの構成を決める

まずはマニュアルの構成を企画し、大枠を決めていきましょう。目次、内容、Q＆Aなど、どのようにマニュアルを構成していくか、第一段階で決めておくことは重要です。

必要な要素を決めてから内容の作成に入っていくことで、一貫性のあるマニュアル作成が可能になります。

ステップ２：原稿を作成する

続いてマニュアルの原稿を作成していきましょう。事前に内容をテキストの形で作っておくことで、パワーポイントのスライドに落とし込む作業が楽になります。

原稿作成する際は、スライドに落とし込んだ際にどういった形で見せるかを常に意識しながら作成していくことで、文字量が多くなり過ぎないように調整することが可能です。

ステップ３：スライドに原稿の内容を落とし込む

最後に、作成した原稿をパワーポイントのスライドに落とし込んでいきましょう。スライドを作成する際は、ページ全体のレイアウトをどのように見せるか常に意識しながら作ることが重要です。

全体のレイアウト構成を意識しながら作っていくことで、読みやすいマニュアルを作成することができます。

ある程度手順を踏んで作成していくことで、完成度の高いマニュアルに仕上げることができます。

パワーポイントで完成度の高いマニュアル作成する際のコツ

より完成度の高いマニュアル作成をパワーポイントで行う場合、どのようなコツがあるのでしょうか。
本項で解説していきます。

マニュアルにする業務内容の洗い出し

まずマニュアル化する業務内容を洗い出すことが重要です。業務によっては俗人化してしまっており、人によってやり方が異なる、という場合もあるはず。

業務内容全体を一度洗い出し、不要なプロセスと必要なプロセスの腑分けを行うことで、マニュアルに記載する必要のある要素を明確化することができます。

構成を事前に作り込む

パワーポイントのスライド作成に移る前に、構成をしっかりと作り込むことも重要なポイントです。

構成にも原稿の構成とパワーポイント上のレイアウト構成の2種類があります。まずは原稿の構成を作ったうえで、それをベースにレイアウト構成に落とし込んでいく作業が重要です。

スライド作成の作業を効率化するためにも、事前に完成形を見据えた構成の作成は必ず行っておくようにしましょう。

内容を詰め込み過ぎない

質の高いマニュアルを作るには、内容を全て詰め込めばよい、というわけではありません。基本的に業務マニュアルは読んだ従業員が業務のプロセスを理解することが目的です。そのため、マニュアルには必要な流れや作業の内容など、不可欠な内容だけを落とし込んでいきましょう。

簡単に言えば、「なくても支障がない」内容に関してはマニュアルには記載せず、本当に必要な内容だけをマニュアルに落とし込むことで、理解しやすいマニュアルに仕上げることができます。

業務の洗い出し、構成の作り込みといった事前準備や、内容のボリューム感を意識することで、
読む側に分かりやすいマニュアルに仕上げることができます。

まとめ

本記事では、パワーポイントでマニュアル作成する際のコツや注意点、メリットについて解説しました。
作成したマニュアルはスライドとしても活用できるため、新人教育の研修資料として使うなど、多彩な用途に活用できます。
本記事の内容を参考に、パワーポイントを使ったマニュアル作成に役立ててみてください。