マニュアル作成ツールの種類

マニュアル作成ツールは、大きく分けて3種類のものがあります。

• 作成手順書型マニュアル作成ツール
• 操作手順書型マニュアル作成ツール
• ナレッジ蓄積・共有型マニュアル作成ツール
• 動画マニュアル作成ツール

マニュアル作成ツールによって、作成に適しているマニュアルの内容は異なります。作成したい内容と異なる種類のツールを選ばないように注意が必要です。

まずは、具体的にどのようなマニュアルを作成したいのかを明確にした上で、作成に対応しているツールを選びましょう。

作業手順書型マニュアル作成ツール

作業手順書型マニュアル作成ツールは、業務の進め方などの作業手順をマニュアル化するための作成ツールです。

業務の作業手順に照準を合わせたもので、作業全体の大まかな流れや順序などを身につけてもらうために活用します。業務マニュアル作成のためのツールを導入したい方に最適です。

基本的には作業手順が盛り込まれていれば業務マニュアルとして活用できますが、マニュアル内に業務効率を上げるための工夫などを盛り込むのも良いでしょう。

操作手順書型マニュアル作成ツール

操作手順型マニュアル作成ツールは、機械や設備、ツール・ソフト関連の操作手順をマニュアル化するもので、操作手順書作成に特化したツールです。

操作マニュアルを見た人が、直接先輩社員の指導を受けなくても操作ができるようになるため、指導負担の軽減につながるメリットがあります。

操作手順書型マニュアルを作成するときは、操作を行う際の注意点や確認事項、発生しがちなエラーの対処法などを盛り込むのも効果的です。

ナレッジ蓄積・共有型マニュアル作成ツール

ナレッジ蓄積・共有型マニュアル作成ツールは、社内の知識や共有しておきたい情報をまとめたマニュアルの作成に最適なツールです。

直接業務進行に関連するマニュアルではないものの、社員が得た専門知識や経験を社内データとして蓄積・共有することで、組織全体の業務・知識レベルを向上させるのに役立ちます。

仕事が早い社員の業務進行方法や意識していることなどをまとめたり、問い合わせが多い内容への回答をまとめたりして、カスタマーサポート向けのマニュアルとして提供するのも良いでしょう。

動画マニュアル作成ツール

動画マニュアル作成ツールは、画像や文章では伝わりにくい情報を動画で説明するマニュアルを作成するためのツールです。

作業手順や操作方法などを動画で詳しく解説するもので、実際に先輩社員からレクチャーを受けているのに近い感覚で学習できます。

マニュアル動画は、とくに口頭で伝えることが難しい、実践的なスキルが求められる業種・業務での活用におすすめです。

一度作成しておけば繰り返し視聴できるため、理解できるまで反復学習できるメリットもあります。

マニュアル作成ツールの選び方

ここからは、マニュアル作成ツールを選ぶ際の比較ポイントや、選ぶ基準について解説します。

ツールを比較する前に、まず自社内の状況を確認して、どのようなマニュアルが必要なのか、どのように管理していきたいのかを検討しておくことが大切です。

作成するマニュアルの種類で選ぶ

マニュアル作成ツールを選ぶときは、どのような種類のマニュアルを作成するのかを明確にした上で、対応しているツールを選びましょう。

作業手順書型マニュアルを作成したいにもかかわらず、ナレッジ蓄積・共有型のマニュアル作成ツールを選んでも、イメージ通りのものは作成できません。

どのようなマニュアルを作成したいのかを決定した上で、ツールを選ぶ必要があります。

また、作業手順をさらにわかりやすくするために、紙・データ出力用と研修用の動画マニュアルを両方作成するなど、複数種類のマニュアル作成に対応しているツールを選ぶのも良いでしょう。

機能で選ぶ

マニュアル作成ツールは、機能で比較するのも重要です。マニュアル作成ツールには、ツールごとにマニュアル作成に役立つさまざまな機能が備わっています。

例えば、マニュアルの書式がテンプレート化されているものや、説明文の自動取得機能が備わっているもの、音声認識で自動的に文字起こしをしてくれるものなどです。

どのような機能が必要かを明確にした上で、必要な機能が備わっているマニュアル作成ツールを選びましょう。

価格で選ぶ

マニュアル作成ツールを選ぶときは、作成費用や運用コストも比較検討することが大切です。

ライセンス購入後、何度でもマニュアルが作成できるツールもあれば、作成後も月額利用料を支払い続けなければならないツールもあります。

月額利用料を支払い続けるタイプのツールは、管理費用が含まれているものも多いため、保守管理負担軽減のためにあえてそちらを選ぶのも選択肢の1つです。

価格と機能、そして作成に対応しているマニュアルの種類で比較し、自社に最適なツールを選びましょう。また、マニュアル作成を自社で始めて行う場合は、サポートサービスの有無を確認しておくのもおすすめです。

マニュアル作成ツール比較表

複数のマニュアル作成ツールの候補があり、どれを導入すべきか判断に迷った際は、以下のツール比較表を活用して比較してみると良いでしょう。

客観視することで、本当に必要な機能は備わっているのか、操作性は問題ないか、費用に見合うツールなのかを判断できます。

チェック項目	マニュアル作成ツールA社 （例）	マニュアル作成ツールB社 【チェック欄】
対応しているマニュアルの種類	操作手順書型マニュアル作成ツール
費用	59,800円～/月額
サポートサービス	あり（費用別途）
テンプレート機能	〇
画面キャプチャ・編集機能	〇
画像から説明文を 自動取得する機能	×
音声認識による文字起こし・ 字幕自動作成機能	×
動画編集機能	〇

上記の表に、比較したい項目を追加して活用するのも良いでしょう。

どのようなマニュアル作成ツールがあるのかを知りたい場合は、各サービス特集ページを参照ください。

無料トライアルに対応しているツールもあるので、お試し利用してみるのもおすすめです。

マニュアル作成ツールを活用してスタッフ指導を効率化しよう！

マニュアル作成をExcelなどで行っていないでしょうか。作成に費用が掛からない反面、マニュアル作成に関する知識やノウハウをもっていないと、マニュアルに必要な内容を見落としてしまう可能性があります。

結局マニュアルの利用者が内容を理解できず、直接指導しなければならない状況になるなど、マニュアルをうまく活用できなくなるでしょう。

マニュアル作成ツールを活用すれば、ノウハウをもっていない人でも、簡単にわかりやすいマニュアルが作成できます。

マニュアルに業務指導を任せれば、指導を行う社員の負担軽減につながり、社員が本業に集中できる環境が構築できるなどの効果も得られるでしょう。