深刻な人手不足が続く中、外国人採用は飲食業や小売業、サービス業など多くの現場で不可欠な選択肢となっています。特に、在留資格の確認や就労ビザ（（就労が認められる在留資格））の申請手続きはミスがあると不法就労につながる危険があるため、採用前の準備は企業の重要な責任です。では、外国人労働者を雇用する際、採用の準備は具体的にどのように進めれば良いのでしょうか。
本記事では、外国人採用の必要書類や手続き、採用全体の流れについて分かりやすく整理し、企業が外国人人材を正しく受け入れるための準備方法を解説します。

外国人採用の現状と今後の予想

出典：「外国人雇用状況」の届出状況まとめ【本文】（令和６年10月末時点）丨厚生労働省

現在、外国人採用は拡大傾向にあります。厚生労働省の調査では、令和6年10月末時点の外国人労働者数は約230万人を超え、前年より12.4％増加しました。
産業別に見ると、製造業が全体の約26％と最も多く、次いでサービス業、卸売・小売業、宿泊・飲食業がそれぞれ13〜15％ほどを占めている点が特徴です。
慢性的な人手不足が続く飲食店、小売、施設運営の現場では、外国人材の必要性が一段と高まっています。

このような労働市場の変化を受けて、今後も外国人採用はさらに増えるでしょう。そのため企業は、雇用契約書や外国人雇用状況届出書の正確な作成、在留カードの確認など、雇用管理の徹底が求められます。適切な手続きや就労環境を整え、外国人人材が長く活躍できる体制を作ることが大切です。

外国人採用の準備で丨必要な書類とは？

外国人を採用する際には、在留資格の種類や採用形態に応じて、次のような書類を準備する必要があります。

• 雇用契約書
• 労働条件通知書
• 在留資格認定証明書交付申請書
• 外国人雇用状況届出書
• 雇用理由書
• 給与が日本人と同等であることを示す資料
• 研修計画書

それぞれの書類について説明します。

雇用契約書

雇用契約書は、外国人労働者の労働条件を明確に示し、在留資格申請時に企業の雇用内容を証明する重要な書類です。
在留資格の審査では、

• 業務内容が就労資格に適合しているか
• 賃金や契約期間が日本人と比べて不当に低い水準ではないか
• 業務内容が就労資格に適合しているか

上記のような点を、出入国在留管理庁が確認します。
特定技能外国人や中長期在留者の採用では、契約書の不備が審査の遅れや不許可の原因になるため注意が必要です。

労働条件通知書

労働条件通知書は、外国人本人が業務内容や給与の仕組みを正確に知るための書類です。
日本語と母国語の通知書をどちらも用意することで、労働条件の行き違いを防ぎ、信頼関係の構築にもつながります。

在留資格認定証明書交付申請書

在留資格認定証明書交付申請書は、海外から外国人を新たに雇う際に必要な書類です。企業が予定している雇用内容や活動内容が、在留資格の基準に適合しているかを審査するための申請書類です。
申請書の取得は、外国人を受け入れる事業所の所在地を管轄する地方出入国在留管理局で行いましょう。申請はオンラインでも可能です。
参照：在留資格認定証明書交付申請│出入国在留管理庁

外国人雇用状況届出書

外国人雇用状況届出書は、外国人労働者の雇い入れ時や離職時に、事業主が提出する必要がある法定書類です。企業の法令遵守を示す重要な手続きでもあります。
外国人雇用状況届出書を提出しないと行政指導の対象となるため、雇用保険手続きなどとあわせて行ってください。

参照：外国人雇用状況の届出について│厚生労働省

雇用理由書

雇用理由書は、なぜ外国人材を採用するのか、その理由を説明する書類になります。特に、在留資格の変更許可申請や就労資格証明書交付申請時に重要です。
採用の背景を明確にすれば、審査が通りやすくなり、外国人採用の安全性も高まります。

従事予定業務の説明資料

従事予定業務の説明資料では、外国人が行う業務が在留資格の活動内容と一致していることを証明します。
特に「技術・人文知識・国際業務」や「特定技能」では、業務内容が資格と合っているかが審査の中心となるため、具体的な業務内容や担当範囲をはっきり記載するのがポイントです。

給与が日本人と同等であることを示す資料

給与が日本人と同等であることを示す資料は、外国人労働者の給与水準が日本人と同等であることを対外的に示すための証跡です。賃金台帳や給与規定など証明できる書類を用意しておくと、就労ビザの審査をスムーズに進めやすくなります。 賃金の公平性を証明すれば、企業の信頼性も向上し、健全な雇用につながります。

研修計画書

研修計画書は、外国人従業員を受け入れる際に必要な教育内容や研修スケジュールを整理した書類です。 業務の習得や指導方法を具体的に定めることで、特定技能や中長期在留者の早期戦力化に役立ちます。

外国人雇用で確認すべき在留資格

外国人労働者の従事可能な業務範囲をチェックする際に必要になるのが、在留資格です。在留資格によって、従事できる業務範囲が定められており、認められていない業務での就労は法律違反となります。

外国人労働者の在留資格ごとに、働ける業務内容や就労の範囲は異なります。そのため、採用前に必ず資格を正しく確認しましょう。

• 在留資格ごとに認められる業務範囲
• 就労不可資格の場合の注意点

以下では、主な在留資格ごとの従事可能な業務範囲の例や就労制限、就労不可資格に関する注意点について説明します。

在留資格ごとの働ける業務範囲

主な在留資格と認められる業務、特徴は以下の通りです。

「技術・人文知識・国際業務」は事務・マーケティングなど専門性のある職種に限定されます。

「特定技能」は外食や宿泊など現場作業を含む幅広い業務が認められるのが特徴です。

「永住者」は就労制限がないため、雇用契約書の内容に基づき柔軟に働けます。
採用時には外国人本人の就労資格が自社の業務内容と適合しているかを企業側が正確に確認することが重要です。

就労不可資格の注意点

外国人採用の際には、就労不可資格について把握しておく必要があります。在留資格の中でも、「留学」や「家族滞在」は原則として就労が認められていませんが、資格外活動許可を受けた場合に限り、一定の範囲で働くことが可能です。
これらの在留資格の人材を採用すると、不法就労助長の責任を問われる可能性があります。採用前に必ず在留資格と就労制限の有無を調べておきましょう。

外国人採用全体の流れや準備方法

外国人採用全体の流れ、準備方法は以下のとおりです。

• 面接・選考時の確認
• ビザ申請〜許可
• 入社手続き（雇用保険・社会保険・外国人雇用状況届出など）
• 入社後の管理（在留期限の更新など）

準備段階では、業務内容と在留資格の一致を確認し、選考時に在留カードや就労資格をていねいにチェックしましょう。また就労ビザの申請から許可取得までは、出入国在留管理庁の基準にしたがって手続きします。
入社後は雇用保険・社会保険への加入と、外国人雇用状況届出の提出が必要です。

このように手順をしっかり決めて順番に進める体制をつくれば、不法就労のリスクを防ぎ、外国人材が安心して働ける環境を準備しやすくなります。

外国人採用の詳しい流れは、以下の記事にて解説しています。
参考記事：外国人採用の流れと必要な手続きの方法｜在留資格の種類・費用まで解説

外国人採用の準備で必要な就労ビザ手続き

外国人採用では、以下の就労ビザ手続きを進め、審査基準に沿った書類を準備することが重要です。

就労ビザ申請が不許可となる原因は、書類の不備や業務内容と在留資格の不一致が多い傾向です。申請内容をきちんと整え、審査ポイントに注意して準備することで、就労ビザの取得がスムーズになり、採用後の雇用管理も安定しやすくなります。

外国人採用は「事前準備」と「制度理解」がポイント

外国人採用では、在留資格の確認、申請手続き、入社後の管理まで、段階ごとに確認すべき項目が多くあります。
特に、業務内容と就労資格の不一致は在留資格の不許可につながる要因です。雇用契約書の整備や外国人雇用状況届出など、制度をよく理解した上で準備することが求められます。
本記事を参考にして、自社で外国人社員を採用する体制づくりに役立ててください。