社内にマニュアル作成に充てられるリソースがないため、できれば制作代行をお願いしたいと考えている担当者も多いのではないでしょうか。たしかに忙しい業務の中でマニュアル作成に時間を割くのは簡単ではありません。そこで利用したいのが、マニュアル作成の代行を請け負っている制作会社です。
本記事では、マニュアル作成の代行を依頼するメリットや代行してもらえる業務内容などについて解説していきます。

マニュアル作成は代行できる？

結論からいえば、マニュアル作成業務の代行を請け負っている企業に依頼すれば、マニュアル作成を代行してもらうことは可能です。

代行会社によってサービスの内容はさまざまですが、マニュアル化する業務の整理や目次、原稿、デザイン作成まで請け負ってくれる場合もあります。

自社にマニュアル作成に充てるリソースがない場合、代行を検討するのがおすすめです。

マニュアル作成の代行を依頼するメリットとは？

本項では、マニュアル作成の代行を依頼するメリットについて解説します。

自社の業務負担を軽減できる

マニュアルの作成を代行してもらうことで、自社における業務負担を軽減できる点がメリットです。日々さまざまな業務をこなしつつ、マニュアル作成を行うのは簡単なことではありません、場合によっては、コア業務に支障が出てしまう可能性もあるでしょう。

マニュアル作成を外部に委託することで、作成にかかる業務負担を軽減しつつ、コア業務に集中できる点は最大のメリットといえるでしょう。

質の高いマニュアルに仕上げてくれる

代行会社に委託することで、質の高いマニュアルに仕上がる点もメリットに挙げられます。マニュアル作成を請け負っている企業には、マニュアル作成に関するノウハウや経験、スキルが備わっています。

質の高いマニュアルの作り方を理解している企業が作成業務を代行してくれるため、自社で作成するよりも良いものが期待できる点は委託するメリットの一つといえるでしょう。

定期的な更新にも対応してくれる

代行を請け負っている企業によっては、マニュアルの更新へ対応している場合もあります。マニュアルも作成すれば完成というわけではなく、運用開始後に使いづらい点や、理解しづらい部分が浮かび上がってきます。

定期的な更新を代行会社が行ってくれれば、マニュアルをさらにブラッシュアップしていけるため、より使いやすいマニュアルに改善していくことが可能です。

マニュアル作成を代行してもらうことで業務負担の軽減やマニュアルの質向上といった効果が期待できます。

マニュアル作成の代行で依頼できることとは

本項では、マニュアル作成を代行してもらうにあたって、依頼できることの内容について紹介していきます。

マニュアルの内容企画・構成作成

マニュアルの内容企画や構成の作成を委託することができます。マニュアル作成における第一段階で重要となるのは、どのようなマニュアルを作成するのか、どういった構成でマニュアルを作成するのかといった準備段階です。

代行会社であれば企画の段階からヒアリングしつつ自社の要望に沿った内容で準備を進めてくれるため、自社で企画を作り込まずとも、マニュアルの骨子を作り上げることができます。

各種素材の準備

マニュアルの内容によっては、操作画面のキャプチャや動画といった素材が必要になる場合もあります。代行会社によっては各種素材の準備も行ってくれる場合があるため、素材集めも任せることが可能です。

特に作業の手順や方法を説明するマニュアルにおいては必ず素材が必要となりますので、素材準備まで請け負ってくれる代行会社はメリットが大きいといえます。

レイアウトの制作

マニュアルの内容が完成した段階で、どういったレイアウトに落とし込むのかはマニュアルの完成度を左右する重要なポイントです。代行会社ではレイアウトの制作まで行ってくれるため、フォーマットを用意する必要はありません。

また、ある程度自社でマニュアルの完成図をイメージしている場合、要望を予め代行会社に伝えておくことで、イメージの齟齬をなくすことができます。

定期的な更新

マニュアル作成の代行会社は定期的な更新もサービスに含んでいる場合があります。自社でブラッシュアップをかける場合、作成後に手直しを加えるといった負担がかかってしまいますが、代行会社に依頼できればかなりの負担軽減に繋がります。

マニュアル運用開始後に従業員にヒアリングを行いつつ、見つかった改善点を代行会社と連携しながら改善に繋げていきましょう。

基本的にはマニュアル作成にかかわる業務を一気通貫で依頼できるため、非常に便利です。

マニュアル作成代行会社の選び方とは？

本項では、マニュアル作成代行会社の選び方のポイントを解説します。

代行できる業務範囲で選ぶ

マニュアル作成の代行会社の中でも、請け負っている業務範囲はさまざまです。マニュアルの企画段階から業務を委託できる場合もあれば、中身の作成だけを請け負っている場合もあります。

そのため依頼するにあたってまず、どの工程が自社で賄えて、どの工程から委託が必要となるのかを明確にしておくことが重要といえます。 自社ではリソースが足りていない業務範囲を委託できる企業を選ぶようにしましょう。

サポートサービスの充実度で選ぶ

マニュアル作成の代行会社の中でも、サポートの内容は異なります。マニュアル運用開始後のアフターサポートまで請け負っている企業もあれば、データ納品まで代行してくれる企業もあるでしょう。

マニュアルのブラッシュアップも依頼したい場合は、サポート体制が充実しているサービスを選択する方が無難でしょう。

作成したいマニュアルの種類で選ぶ

業務マニュアルといっても、フォーマットにはいくつかの種類があります。文章での説明が主となるマニュアルもあれば、動画や画像で解説しつつ、補足で説明を加えるようなものもあります。

どういった種類のマニュアル作成に強みを持っているかは企業によってさまざまです。そのため、作成したいマニュアルの種類に合わせて代行会社を選ぶ方法も有効といえます。

まとめ

本記事では、マニュアル作成の代行を依頼するメリットや代行してもらえる業務内容などについて解説しました。マニュアル作成の代行を依頼することで、業務負担を軽減しつつ、質の高いマニュアルを作成することができます。本記事の内容を参考にしつつ、検討してみてはいかがでしょうか。