マニュアル作成をする必要があるものの、そこまでのリソースを確保できない…。日々コア業務をこなしながらマニュアル作成に時間を充てるのは簡単なことではありません。
そういった場合に便利なのが、マニュアル作成を自動化できるツールを導入し、活用することです。本記事では、マニュアル作成を自動化できるツールや、導入することによるメリットや注意点を解説します。
マニュアル作成は自動化できる？
マニュアル作成を自動化するにあたって、活用できる方法には以下の2つがあります。
- マニュアル自動作成ツールの活用
- 生成AIの活用
マニュアル作成ツールの中には、自動でマニュアルの作成を行ってくれるAI搭載のツールも存在します。また、昨今さまざまな領域で活用されている生成AIについても、マニュアルの作成に利用することが可能です。
マニュアル作成を自動化する場合、主に2つの方法から可能です。
マニュアル作成を自動化するメリット
本項では、マニュアル作成を自動化するメリットについて解説します。
作成業務の負担軽減
マニュアル作成を自動化することで、作成業務の負担を軽減することが可能です。マニュアルの作成業務は企画から構成の作成、内容の落とし込みまでさまざまな工程に分かれるため、作成者の作業負担は小さくありません。作業リソースによっては、コア業務に支障が出てしまう場合もあるでしょう。
マニュアル作成の自動化を行うことで、作成にかかる負担を軽減しつつ作成業務を進めることができる点は大きなメリットといえるでしょう。
マニュアル作成の効率化
マニュアル作成の効率化を図れる点も自動化の持つメリットの一つに数えられます。マニュアル作成に関してはフローが確立されていないことも多く、効率的に作業を進めるのが難しい場合もあるでしょう。
マニュアル作成の自動化ツールを使用することで、各工程にかかる作業時間をかなり短縮できるため、効率的に完成まで作業を進めることが可能です。
マニュアル作成を自動化することで、作業負担の軽減、作業の効率化といったメリットが期待できます。
マニュアル作成を自動化する際の注意点
本項では、マニュアル作成を自動化する際の注意点について解説します。
<h3AIに関する知識が求められる
生成AIを活用してマニュアル作成を自動化させる場合、AIに命令を下すためのプロンプトを用意し、定められた順序で命令を出して作業を進める必要があります。そのため、使用する生成AIの使い方に方について、一定の知識を持っている必要があるでしょう。
生成AIを使った経験がない場合、マニュアル作成を自動化できるツールを活用する方が無難といえます。
製品選定で慎重に検討する必要がある
マニュアル作成自動化ツールを活用する場合、製品選定を行う段階で慎重に比較検討するよう注意してください。自動化ツールに関しては大半が無料ではなく、有料で導入する必要があります。そのため、活用できる機能面、サポートの内容など、事前に慎重な確認を行うことが重要です。
マニュアル作成を自動化する場合、方法によっては生成AIの知識が必要となる点、ツール導入前の検討を慎重に行うべき点については理解しておきましょう。
マニュアル作成を自動化できるツール3選
本項では、マニュアル作成を自動化できるツールを紹介します。
Dojo
引用：Dojo
Dojoはシステム操作の手順書作成など、さまざまな種類のマニュアル作成に対応可能なツールです。操作画面のキャプチャを取得してくれる機能や、説明分を追記する機能が搭載されているため、マニュアル内に画像での説明を加えやすいのが魅力です。
トースターチーム
引用：トースターチーム
トースターチームはAIを活用した自動でのマニュアル作成に対応しています。マニュアルの作成・管理をツール一つで完結できるため、マニュアルを含めた社内の情報管理における課題解決にも貢献可能です。
ManualForce
引用：ManualForce
ManualForceもAIを活用した自動マニュアル作成に特徴を持つツールです。また、作成したマニュアルは複数人で共有・編集が可能なため、手直しが必要な場合も同時並行で作業を進められます。
自動作成機能を搭載したマニュアル作成ツールにもそれぞれ強みが異なります。
まとめ
本記事では、マニュアル作成を自動化できるツールや、導入することによるメリットや注意点を解説しました。マニュアル作成を自動化することで、業務負担を軽減しつつ、質の高いマニュアルを作成できます。本記事の内容を参考にしつつ、マニュアル作成の自動化を検討してみてはいかがでしょうか。
